‘업무 협업 도구’ 주변에서 많이 들어봤고, 필요한 것 같지만 막상 도입하려면 고민이 생길 수 밖에 없는데요. 단체 현황과 특성에 맞는 업무 협업 도구가 무엇인지, 비용 부담은 어느 정도인지, 도구 운영에 대한 지원은 어떻게 이어가야 할 지 등의 문제가 남아있기 때문입니다. 이러한 궁금증을 해소하는 비영리IT지원센터의 정지훈 님의 강연을 전합니다.

빠르게 변화하는 디지털 환경에 발맞추는 민간 기업에 비해 비영리 영역에서는 상대적으로 유·무형 자원과 전문성의 부족으로 변화에 대응하기 어렵습니다.

그럼에도 최근 2~3년 사이 흐름을 살펴보면 비영리단체도 업무 협업에 관한 관심 뿐 아니라 도입의 필요성도 높아지고 있습니다. 특히 코로나19라는 불가피한 상황을 겪으면서 비영리 영역에서도 디지털 전환에 뛰어들고 있는데요.

디지털 전환(Digital Transformation)이란 기업이 새로운 비즈니스 모델, 제품, 서비스를 창출하기 위해 디지털 역량을 활용함으로써 고객 및 시장(외부 생태계)의 파괴적인 변화에 적응하거나 이를 추진하는 지속적인 프로세스(시장조사기관IDC)를 말합니다.

비영리 활동가가 일하는 현장 위주로 디지털 전환을 적용한다면, 단순히 기능적 부분만이 아니라 보안성을 보완하기 위해 업무 협업 도구를 활용하는 게 필요합니다.

하지만 여전히 소규모 비영리단체에서는 업무용 메일을 개인 계정 메일을 사용하는 경우가 많습니다. 향후 업무 정보의 이관이나 개인정보 노출 등의 문제가 발생할 수밖에 없는데요.

왜냐하면 단체 운영에서 정보의 아카이빙이 중요한데 업무 담당자가 개인 메일 계정을 사용하다가 이직할 경우 업무의 연계성을 높일 수 있는 자료가 조직 내 이관되지 못하는 문제가 나타나기 때문입니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서라도 업무 협업 도구의 도입은 거스를 수 없는 흐름입니다.

또 디지털 전환, 업무 협업 도구의 도입 목적은 더 많이 일하는 것이 목적이 아닌 효율적으로 일하기 위함입니다. 더 많은 업무를 밤낮없이 하자는 목적이 아니라 스마트워크, 효율적으로 일하는 것, 업무에 투입된 자원을 효율적으로 관리하는 것입니다.

이처럼 디지털 전환의 시대 비영리 단체는 무엇을 해야 할까요? 변화하는 디지털 도구, 기술에 대한 관심과 이해를 위한 노력이 필요합니다. 다양한 뉴스레터를 구독하거나 매체를 통해 국내외 사례나 정보에 관심을 가져야 합니다.

각기 다른 단체 여건, 환경 속 개선이 필요한 문제를 도출하고 이를 해결하기 위한 대안 모색 과정에 다양한 디지털 도구들이 활용될 수 있습니다. 이 과정에서 단체 내 디지털 도구 적용에 대한 실험, 연구 과정이 필요합니다.

비영리 활동가가 현장에서 생긴 고민을 질답 형식으로 소개합니다.

Q. 가장 시급하게 도입해야 하는 업무 협업 도구는 무엇인가요.
기관마다 규모에 따라 개인 메일 계정을 기관 계정으로 사용하는 경우가 종종 있습니다. 되도록 기관 이메일 계정 생성을 우선순위로 둬야 합니다. 이후 업무 관리를 위한 구글 또는 MS 서비스 도입을 추진하는 게 필요합니다. 실시간 커뮤니케이션도 카카오톡, 텔레그램 사용 빈도가 높다면 업무 전용의 잔디, 플로우, 팀즈를 도입하는 게 좋습니다.

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Q. 업무 협업 도구를 추천해주세요.
마이크로소프트 팀즈(MS 365 팀즈), 잔디, 플로우, 슬랙 등이 있습니다.

MS 365 팀즈 – 다양한 기능(화상회의)과 연계성 우수, 무료 버전 이용 가능(팀즈 유/무료 버전 차이점 확인하기)
잔디 – 쉬운 사용법, 기능 확장성과 연동성 우수, 총 5GB 이내 무료 이용 가능
플로우 – 쉬운 사용법, 프로젝트 관리 기능, 1개월 무료 이용 가능
슬랙 – 쾌적한 사용자 인터페이스, 한글  버전 이용 가능

Q. 현재 주로 사용하는 업무 협업 도구는 무엇인가요.
테크숩 코리아를 통해 무료로 지원되는 MS 365 또는 구글 워크플레이스가 가장 많이 쓰이고 있습니다. 추가 도구로는 MS 365를 사용 중이라면 팀즈를 추천하고, 그 외에는 조직 업무 특성, 요구에 따라 잔디, 플로우를 추천합니다.

Q. 원격, 재택 근무 시 활용할 수 있는 공유 드라이브는 어떤 게 있나요.
MS 원드라이브(용량 우수), 구글 드라이브, 드롭박스(동기화 기능 우수) 등이 있습니다.

Q. 업무 협업 도구 도입을 위한 과정은 어떻게 설계해야 할까요.
먼저, 디지털 전환의 흐름이 빨라지는 상황에서 변화의 필요성을 공유하는 게 중요합니다.

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그리고 어떤 협업 도구를 쓸까 보다 어떻게 활용할지 내부 구성원 간 협의가 선행되어야 합니다. 조직에 한꺼번에 도구를 도입하기보다 사전에 일부 부서에서 테스트 성격으로 활용해보는 게 효과적입니다. 테스트 부서에서 최소 1~2개월 가량 시범 도입 기간을 설정해 조직 업무에 사용하기 적절한지 살펴보길 추천합니다.

도구 도입에 앞서 필요한 교육을 받는 방법도 있습니다. 실질적으로 업무 효율성에 어떤 도움이 되는지 이해할 수 있습니다. 이후 원활한 원격근무, 재택근무 시행하기 위해 조직 문화 및 내부 규정 수립 등이 수반되어야 합니다.

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구글 캘린더 도입처럼 작은 것부터 시행하면서 구성원이 능동적으로 참여하는 문화를 만들어가야 합니다. 예컨대 이메일 보낼 때 내부 구성원을 참조자로 삽입하고, 첨부 파일의 명칭을 표준화하는 등 구성원이 적극적으로 정보를 공유하도록 독려하는 게 좋습니다.

Q. 아카이브 목적으로 어떤 도구를 활용해야 할까요.
외장하드보다 클라우드를 활용하는 게 안정성과 보안성을 보장할 수 있습니다. 구글 드라이브를 기본 아카이브로 삼되, 조직 내 중요자료는 외장하드에 정기적으로 저장해 백업하면 좋습니다.

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